Revolucione a sua instituição de ensino com os chatbots

A tecnologia e as suas ferramentas já alcançaram as mais diversas vertentes, como a área da saúde, alimentação, bancária, jurídica e muito mais. Dentre elas, existe outra, responsável por formar os colaboradores participantes desses mercados, assim como os desenvolvedores dos próprios mecanismos digitais, as instituições de ensino. Essas entidades formadoras recebem milhares de alunos a cada ano. Logo, a demanda tende a se manter sempre alta. Nesse sentido, a criação de soluções, como os chatbots, os Rôbos Dinâmicos da Total IP, podem revolucionar o contato do nome com o seu público. Então veja, nesta matéria, o porquê considerar essa inovação em sua companhia. 

Um bom atendimento é essencial em qualquer segmento

Para começar, clientes insatisfeitos podem prejudicar a reputação da empresa. Afinal, eles tendem a compartilhar sua experiência negativa com amigos e familiares, postar nas redes sociais ou deixar avaliações negativas on-line. De acordo com a NewVoiceMedia, as empresas nos EUA – Estados Unidos da América – perdem cerca de US$ 62 bilhões anualmente devido a pessoas descontentes, as quais mudam para a concorrência.

Essa situação não é exclusiva para o setor comercial, na educação também deve ser um ponto de atenção por parte das instituições. Conforme os dados do Sistema Nacional de Defesa do Consumidor (SNDC), em 2020, as academias foram responsáveis por cerca de 3% do total de reclamações registradas no país. As principais queixas estavam relacionadas ao atendimento ao cliente, demora na resposta às solicitações, dificuldade para contato com a organização e falta de clareza nas informações prestadas.

Não sobrecarregar a equipe da central de alunos é fundamental para manter a qualidade em outros aspectos como o suporte ao público 

Apenas no ensino superior, por exemplo, segundo os dados divulgados pela Associação Brasileira de Estágios – Abres, existem 8.680.354 estudantes matriculados no Brasil. Além desse número, a cada semestre as faculdades abrem novas turmas, assim como formam inúmeros alunos. Essa movimentação de entrada e saída faz o fluxo de solicitações se manter em alta e constante. 

A partir desse cenário, Tiago Sanches, gerente comercial da Total IP, explica a essencialidade de integrar a tecnologia a esse âmbito. “O volume de pessoas é gigantesco e nunca se tratará de apenas um pedido, são muito documentos, pendências e sem o auxílio de softwares para organizar os processos e recepcionar os solicitantes a demanda sempre será demorada e os funcionários podem ficar sobrecarregados. Quando se trata de trabalhar com pessoas, um lado deve estar bem equipado e satisfeito para oferecer as mesmas condições a outra parte”, aconselha.

Ser digital é um passo indispensável para manter contato com os discentes 

Quando se trata de meios para acessar a universidade, a busca presencial é uma opção para casos mais complexos. Afinal, hoje, tudo pode ser feito por meio de alguns cliques em uma tela e manter um canal de comunicação compatível com os dispositivos móveis consegue deixar os processos assertivos. 

Segundo uma pesquisa executada pela Educause Center for Analysis and Research,  95% dos estudantes universitários possuem um smartphone e 91% usam seus celulares diariamente. Além disso, 46% também utilizam os seus dispositivos móveis para estudar. “Ampliar o alcance da central para os aplicativos de mensagem instantânea como o WhatsApp, por exemplo, deixa o nome acessível e os coloca nas mãos dos interessados. Assim, as notificações enviadas pela faculdade conseguem ser vistas e respondidas prontamente”, frisa o gerente comercial. 

Para superar todos esses déficits tecnológicos, a integração dos processos com os Robôs Dinâmicos deve ser considerada 

Os Robôs Dinâmicos são soluções da Total IP aplicáveis no sistema de acolhimento ao cliente por telefone ou chat. O primeiro procedimento é reconhecido como URA – Unidade de resposta audível – o qual pode ser acrescentado ao início das ligações para criar um menu, onde ao selecionar um número, direciona o requerente para a área correta. Assim como funciona no final das chamadas para gerar uma pesquisa de satisfação. 

O segundo, fica nas mensagens e nos principais aplicativos, como o “zap” e o telegram, também constrói um cardápio com algumas opções, podendo essas serem personalizadas pela companhia, para resolver a pendência. Esse meio consegue enviar recados ativos e atender a parte receptiva. “As alternativas auxiliam a equipe no instante de distribuir os requerimentos, direcionando o indivíduo ao setor correto e sendo assertivo em seu acolhimento. Outra vantagem é ampliar o suporte, com 24 horas, sete dias por semana de atividade”, frisa o representante da Total IP. 

Em um cenário digital e de imediatismo, os chatbots são a melhor opção para as instituições de ensino  

A pesquisa Aspect Consumer Experience Index Research identificou como 71% dos consumidores querem resolver seus problemas sozinhos e metade prefere conversar por texto. Dentro dessa metodologia, como aponta Sanches, os Robôs Dinâmicos podem aprimorar as seguintes questões em uma entidade educacional: 

Manter uma central do aluno on-line: eles podem ser utilizados para responder perguntas frequentes, como informações sobre matrícula, calendário acadêmico, prazos para entrega de trabalhos, contratos de estágio, documentação, eventos e palestras entre outros.

Oferecer tutoriais e dicas de estudo: a inteligência aplicada consegue fornecer dicas de estudo e técnicas para melhorar o desempenho acadêmico, como métodos de memorização, organização do tempo de estudo, visualização de livros disponíveis nas bibliotecas e etc. “Com o ensino a distância em ascensão, essa atmosfera consegue auxiliá-los com mais propriedade e constância”, acrescenta o especialista.  

Promover o gerenciamento de processos acadêmicos: eles conseguem ser programados para ajudar os discentes a planejar e acompanhar os seus processos acadêmicos, como a inscrição em disciplinas, verificação de notas e frequência e, até mesmo, orientações para solicitar certificados, diplomas e adicionar os comprovantes de horas complementares. “A rotina acelerada faz algumas preocupações se perderem e nem virar uma anotação. Então, a possibilidade de captar esses dados por meio de uma mensagem tende a ser um diferencial e conquistar esse público com a praticidade”, finaliza o gestor. 

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