Otimização de tempo é sinônimo de eficiência

Você já pensou em se duplicar para resolver todas as tarefas do dia? Isso é uma ideia constante após o conceito do imediatismo ter surgido em nossa rotina. Ele define em uma palavra a aceleração progressiva do mundo, ou seja, a necessidade de entregar tudo com rapidez. No entanto, existem atividades responsáveis por consumir grande parte do nosso tempo, em sua maioria envolvem repetições, preenchimentos manuais, análises, entre outras. Para colaborar com isso, a Total IP desenvolve soluções em função de automatizar os afazeres, como Formulários e Gestão de monitorias. Entenda como a tecnologia pode ser seu aliado na produtividade. 

Acompanhar as tendências é fundamental para um bom negócio 

Atualizar o seu modo de trabalho traz inúmeros benefícios, o período pandêmico contribuiu para o público se acostumar com as facilidades da automatização, não entregar esse recurso pode afastá-lo. Além de cativar os consumidores, ajudar os componentes da equipe é outro ponto revitalizante nos processos, dessa forma, quando um está satisfeito o outro é melhor atendido. “Pensamos sempre em contribuir com os dois lados de uma corporação, pois entendemos a necessidade de manter os funcionários interessados para aumentar o rendimento. Às inovações, então, auxiliam os líderes nisso e sem dúvidas proporcionam melhores condições ao profissionais”, propõe o gerente comercial da Total IP, Tiago Sanches. 

Ferramentas de gestão para uma boa equipe 

Estar bem gerido internamente reflete na visão externa de qualquer negócio. Segundo a classificação do Sebrae, uma Microempresa pode dispor de até 19 pessoas, apesar de parecer pouco, cuidar de um time gera grandes responsabilidades. Logo, colocar a inteligência artificial (AI) para auxiliar no monitoramento e realizar exercícios maçantes pode influenciar diretamente na motivação do contratado. “Implementar inovações em altas solicitações facilita a sua supervisão e atendimento preciso”, afirma Sanches.

Essa simples atitude possibilita enxergar e desenvolver os talentos inseridos em seu quadro. Como uma maneira de solucionar essa problemática, existem diversas ferramentas fundamentadas para equipar as atribuições de um grupo. Para o setor de Contact Center, por exemplo, manter as ligações produtivas com um bom relacionamento é de extrema importância. Isso exige submeter as centrais a constante avaliação e direcionamento. A transformação pode começar pelas seguintes soluções: 

Robôs Dinâmicos: tecnologia de direcionamento de chamadas, essa função acompanha as famosas mensagens de voz automáticas, destina o indivíduo com precisão ao atendimento desejado ou o completa de forma digital, sem submetê-lo a inúmeras transferências de ramal. Além de facilitar para quem liga, os atendentes não prejudicam o tempo de serviço eficiente. Ela pode ser aplicada em linhas ativas, receptivas ou para pesquisas de satisfação.

Transcrição de áudio ou speech analytics: esses recursos podem ser o braço direito de todo monitor. Eles auxiliam, não só na captação da satisfação do cliente, mas também como um instrumento de avaliação do próprio colaborador. 

Ouvir uma conversa de 10 a 15 minutos para localizar os erros em centenas de negociações pode virar uma tarefa infinita sem a transcrição de áudio, capaz de identificar as vozes e colocá-las em formato de texto rapidamente. Isso torna essa análise prática, até mesmo para pontuar comportamentos em um feedback.

A escrita é inovadora, pois o speech analytics consegue avaliar os sentimentos por meio de seu desempenho durante a conferência. O cadastramento de palavras-chaves no repertório, reconhecido como dicionário, pode designar o usuário como positivo, neutro ou negativo. 

Essas noções promovem a capacidade de renovar a eficiência do roteiro de suporte aplicado, localizar o momento exato de perda de interesse e produtividade da ligação. Dessa forma, o treinamento do prestador será cada vez mais específico e aumentará os resultados e rendimento. 

Relatórios: para quem necessita gerir um grupo de atendimento por chat, essa aplicação é uma ótima saída. Por meio de uma única plataforma você obtém o histórico de conversas de todos os canais de comunicação ativos para a sua organização. Ou seja, é possível conferir o desempenho de um contribuinte no WhatsApp, Telegram e outros pelo mesmo site. Além disso, deixando o uso ainda mais completo, existe a função de localizar mensagens, acompanhamento em tempo real, mensuração de consumo, definição de horários e tabulação das recepções feitas.

Relatórios e Dashboards: prestar atenção às suas atribuições e ainda acompanhar os demais a sua volta pode ser uma dificuldade. No entanto, colocar todos perfis e sua movimentação em uma tela supera o empecilho e agiliza a observação. Esse serviço contribui no exame de cada profissional por meio de dados concisos. 

Para reter a presença de cada um sem depender apenas do registro do ponto na entrada e saída, o relatório de “grupo de usuários” cumpre essa demanda, ele exibe o status de cada cooperador e permite o acesso às gravações. O “login, logout e produtividade”, quase dispensa explicações, mas mantém o controle de entrada e saída no software, releva a quantidade de telefonemas ativos, receptivos, discador e calcula o tempo total das pausas. 

Formulários e gestão de monitorias: anotar pontualmente sobre um material em áudio requer mais atenção, as falas se passam rapidamente e o exercício de ida e volta não é um dos mais resolutos. Como forma de contribuir com essa dinâmica, a ferramenta permite atribuir notas dentro do próprio conteúdo auditivo. Esse artifício viabiliza sinalizar os vícios de linguagem, português e até mesmo a análise da capacidade de persuasão.   

Essas são apenas algumas ofertas criadas para alavancar a gestão de qualquer negócio. Ainda assim, existe a chance de personalizar as utilidades para adaptá-las às particularidades de sua corporação. “A automação dos afazeres não deve ser vista como inimiga ou um competidor contra o capital humano, mas um facilitador e uma oportunidade de desenvolver e preparar a sua equipe para a era digital. Isso demonstra também a valorização do quadro”, explica o gerente. 

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Ficou interessado em alguma das soluções expostas na matéria? Não perca mais tempo! Entre em contato com a nossa equipe pelo site, WhatsApp ou telefone, nosso time comercial está esperando por você! De segunda a sexta, das 9h às 18h. 

Sobre a Total IP

Desde 2005, a Total IP é uma desenvolvedora de softwares com soluções inovadoras para o atendimento eficiente a clientes, seja com robôs ou humanos, via voz ou chat, com WhatsApp, sites ou redes sociais, para empresas modernas. Presente em todo mercado brasileiro, com forte atuação nos setores de cobrança, televendas, SAC, varejo e indústria, a ferramenta é atualizada constantemente, com objetivo de reduzir custos e aumentar a produtividade e satisfação de todos os clientes.

Um pouco sobre nossas soluções

• PABX IP On Premise e Nuvem
• Robôs Dinâmicos de Voz (Ativos, Receptivos e Pesquisa)
• Gravação de Voz e Tela
• Discadores Automáticos (Preview, Power, Preditivo, Preditivo Plus)
• Formulário de Monitoria, Transcrição de Diálogos e Speech Analytics
• Robôs dinâmicos de chats (chatbot).
• Chat/Whatsapp e Telegram
• Gestão de E-mail e SMS

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