Ajuste a sua instituição de ensino para era digital

Fevereiro chegou e com ele é impossível descartar o clima de volta às aulas. Nesse período inicial uma coisa é certa para as instituições de ensino, a alta demanda de atendimento na central de alunos. Isso porque estão chegando novas pessoas, saindo outras e, em conjunto com essa troca, surgem as dúvidas e as solicitações dos profissionais aumentam. Logo, manter um bom suporte é essencial para a recepção de todos. Sendo assim, é fundamental preparar a sua equipe com o intuito de acolher os estudantes da melhor maneira possível. Então veja, nesta matéria, como a tecnologia pode ser uma parceira nessa missão de aprimorar a sua entidade educacional. 

Por que é importante atualizar os processos da sua entidade estudantil?

Dentro do âmbito acadêmico existem inúmeras gerações, principalmente quando se trata do nicho universitário. Afinal, dele participam indivíduos de diferentes idades, localizações, classes e outras diferenças. Apesar disso, todos têm o devido contato com os processos administrativos da universidade. Logo, considerar a diversidade é um ponto para o nome alcançar o sucesso com todos os públicos. “Nesse meio existe um volume gigantesco de interações, por isso, é essencial usar a tecnologia para auxiliar nesse desafio de abraçar todos igualmente”, aconselha Tiago Sanches, gerente comercial da Total IP.

Quando reduzimos os números apenas no ensino superior, por exemplo, a quantidade de discentes ainda se mantêm em alta. De acordo com os dados do Inep (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais), apurados em 2020, estão cursando essa modalidade aproximadamente 8,7 milhões de pessoas. “Ao ponderar essa informação, é possível ver uma alta porcentagem de buscas pelos orientadores representantes da companhia. Mesmo com um time bem preparado, é necessário implementar o uso de ferramentas digitais para facilitar os processos do dia a dia. Atualmente, a inteligência artificial fica responsável por auxiliar o capital humano em situações desse tipo”, alerta Sanches. 

A partir dessa análise, o atendimento ao consumidor, nesse caso, aos estudantes, é de extrema importância para a reputação do nome no mercado, tanto para novos clientes, como em função da construção do quadro de funcionários. “Eu sempre instruo como para um sair satisfeito, o outro lado deve estar motivado com a sua atividade. Logo, quem tem o intuito de desempenhar bem nesse período sem sobrecarregar os funcionários ou demorar para resolver as pendências, a atualização dos processos não pode ficar de fora do planejamento”, pontua o gerente. 

Nessa mesma linha de observação, uma pesquisa, encomendada pela ServiceNow, indica como 66% dos brasileiros gostariam de ter um cargo mais significativo. Além disso, 95% dos respondentes disseram esperar da modernização o auxílio essencial para comprimir esse ofício operacional no futuro. “Sendo assim, a Total IP desenvolve várias soluções para auxiliar o cotidiano das organizações e seu time. Para esse setor do mercado, existem muitas opções a serem aplicadas com efetividade para tornar uma equipe ainda mais produtiva com a sua posição. Afinal, nesse instante inicial, surgem questões simples, as quais podem ser resolvidas sem solicitar a participação de um especialista. Quando essas ações conseguem ser feitas automaticamente, é possível poupar um tempo considerável”,  avalia o representante da Total IP. 

Como a Total IP pode aprimorar a sua instituição? 

Dentro de uma faculdade, os pedidos são variados, desde uma nova matrícula até a informação sobre qual sala um novato deve ir em seu primeiro dia. Nesse sentido, é preciso avaliar as necessidades da sua organização, para em seguida, identificar qual mecanismo pode corrigir a sua dificuldade. Então, veja mais informações sobre os nossos produtos e como integrá-los aos processos estudantis: 

Distribuição dos canais de atendimento: como apontado anteriormente, são diversas solicitações realizadas para a central, por isso, dividir a equipe nesse instante pode ser mais viável para atender todos prontamente. Dessa forma, o Robô Dinâmico, tanto para ligação quanto para o chat se faz uma ferramenta essencial para designar o requerente ao canal certo. “Eles são totalmente personalizáveis, sendo assim, é possível construir um menu de acordo com a organização da sua empresa. Logo, ele pode se adaptar às temporadas de volta às aulas para distribuir corretamente as requisições”, explica Giovani Oliveira, diretor de tecnologia da Total IP. 

Central de dúvidas: com a programação dos Robôs Dinâmicos também é possível usar da sua inteligência para responder automaticamente dúvidas pontuais, sem solicitar a ação de um especialista. “A caracterização desse mecanismo consegue identificar as mensagens mais frequentes e assim, resolvê-las sozinho. Nesse caso, a automação consegue poupar a atividade da equipe e pode ser útil para guiar o estudante durante a sua jornada de maneira breve e assertiva”, elucida o diretor. 

Multicanalidade: atualmente é fundamental disponibilizar mais de uma opção para entrar em contato com uma empresa. Afinal, nem todos gostam de utilizar o método tradicional, ou seja, a ligação direta para a instituição. Então, com o intuito de acolher todas as preferências e, principalmente, o hábito de teclar da mais recente Geração, é essencial adaptar os meios de comunicação com todas as funções. 

De acordo com Sanches, usar aplicativos populares é quase uma obrigatoriedade atualmente. “O acesso a organização por mensagens em aplicativos como o WhatsApp ou Telegram é essencial, pois essas ferramentas fazem parte do cotidiano da população. Além de ser uma via fácil, ela consegue gerar a sensação de proximidade com a marca. Isso porque trata-se de um meio informal e, mesmo resolvendo burocracias, consegue se assemelhar a uma conversação com amigos”, pondera. 

De acordo com o relatório Digital 2022 Brazil, o país é o segundo maior mercado de WhatsApp no mundo. O aplicativo de mensagens tem mais de 165 milhões de usuários e é a mídia social mais utilizada quando comparada com as demais, como Facebook e Instagram. Segundo a pesquisa, mais de 84% dos brasileiros usam a plataforma todos os dias para se comunicarem com amigos e familiares e 76% para falar com marcas. “Para tornar esse recurso unificado e acrescentar a credibilidade, o API Oficial WhatsApp Business consegue cumprir esse papel e tornar a ferramenta completa para o uso empresarial”, finaliza Oliveira. 

Você quer saber mais sobre os nossos serviços e as evoluções do mercado tecnológico? A fim de não deixar a sua corporação ficar em desvantagem, siga a Total IP nas redes sociais, assim é possível nos acompanhar integralmente por meio do Twitter, Instagram, página do Facebook e LinkedIn. 

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