Como gerenciar uma alta demanda de e-mails?

Segundo levantamento e projeções da Statista, consultoria alemã, atualmente, o número de usuários diários de e-mail está estimado em 3,9 bilhões de pessoas. Até 2023, esse índice deve subir para 4,3 bilhões. Ainda, as contas ativas ultrapassaram 5,6 bilhões em 2019. Ou seja, mesmo com a ascensão das redes sociais, o endereço eletrônico ainda é muito visado, tanto para os consumidores quanto para os profissionais. Por isso, descubra como gerenciar uma alta demanda com assertividade e sem perder nenhuma informação com o Gestão de E-mail da Total IP!

Facilite a sua gestão diante de uma alta demanda de e-mail e mantenha a caixa de entrada sempre atualizada e assertiva

No cotidiano corporativo é muito comum receber dezenas de recados na caixa de entrada. Por dia, podem ser centenas! Nesse cenário, é preciso estar atento. Afinal, às vezes, algum deles pode cair no esquecimento ou mesmo se perder em meio a tantas informações chegando constantemente. Assim, é imprescindível ter uma boa administração para manter um fluxo ativo, permitindo uma comunicação cada vez mais efetiva.

Conforme dados da Radicati Group, das contas ativas em todo o globo, 61% usam diariamente e 72% dos consumidores preferem esse canal para entrar em contato com as companhias. Em um mundo gradativamente conectado, esse canal ainda é uma preferência para muitos internautas. Ou seja, as estatísticas demonstram como investir em uma retenção pontual é vital para não extraviar qualquer referência. 

Para garantir uma logística eficaz, a Total IP desenvolveu uma solução prática. Consoante a Tiago Sanches, “a Gestão de E-mail foi programada com o objetivo de aumentar a produtividade e qualidade no atendimento ao consumidor”, afirma o gerente comercial da Total IP. Em suma, a ferramenta vem ao encontro da maior tendência nos relacionamentos com o usuário: a multicanalidade aliada da velocidade. 

Conheça a Gestão de E-mail e suas funcionalidades para tornar sua administração ainda mais efetiva 

Para Sanches, é vital contar com modernidades para simplificar procedimentos. “Quanto às suas funcionalidades, o sistema opera em tempo real, distribuindo instantaneamente as solicitações recebidas diretamente para os operadores livres”. Assim, é possível notar uma otimização das horas entre todos os envolvidos, desde quem enviou a mensagem até o assistente para respondê-la, de maneira a agilizar a resolução do pedido. Inclusive, essa é uma forma de melhorar a experiência de quem procura o seu negócio, pois, de acordo com um estudo da Salesforce, 64% dos entrevistados desejam comprar com instituições onde o feedback é imediato. 

Ainda, você também consegue catalogar para facilitar na procura, por exemplo. Crie filtros, regras, priorize palavras-chave ou expressões recorrentes, enfim, ajuste para as alternativas mais satisfatórias e objetivas de acordo com as suas necessidades. “A inovação também permite ao gestor fazer uma monitoria para acompanhar as respostas de seus colaboradores e a dinâmica de cada procedimento”, destaca Sanches. Desse modo, é possível ter um controle maior das demandas executadas e como elas são resolvidas. 

Com o intuito de elevar o rendimento dos funcionários, foram desenvolvidas diversas utilidades, como as “respostas padrão”, adicionadas com apenas um clique em uma busca rápida, garantindo instantaneidade no momento de retornar um chamado. “É uma forma de otimizar o contato com o cliente, melhorando não só a velocidade da resposta, mas também o seu conteúdo”, comenta o gerente comercial da Total IP. 

Explore algumas aplicações da solução da Total IP para melhorar o fluxo de informações da sua empresa! Entenda melhor sobre a Gestão de E-mail!

Além do mais, todo utilizador quer se sentir especial para a marca. De acordo com uma pesquisa realizada pela Microsoft, sete em cada dez compradores exigem ao agente o entendimento de quem ele é, sobre o produto adquirido e quais problemas já foram relatados até o momento. Com o histórico de conversas embutido no sistema, é possível revisitar todos os dados já coletados, contando com um backup diário para resguardar os assuntos e garantir sua máxima segurança. 

Também há a possibilidade de agendar o envio. Dessa forma, você consegue programar o recado para o momento mais assertivo e não precisa estar conectado para isso, nem mesmo em frente a uma tela para confirmar, pois tudo acontece de maneira automática após a configuração. Ainda, pode programar para retornar instantaneamente quando receber uma notificação, por exemplo, otimizando os segundos de todos os envolvidos. 

Por fim, a ferramenta também permite bloquear palavras, proibindo seu uso por parte do operador. Bem como, mecanizar a abertura ao receber alguma solicitação e monitorar seu status, para acompanhar em qual etapa de resolução ela se encontra. Portanto, com a Total IP, você aumenta o fluxo de informações de uma maneira mais organizada, pontual e efetiva. 

Com o aumento da procura por soluções inovadoras para aperfeiçoar as negociações, a projeção é contar com, até 2024, mais de 480 milhões de usuários para esse tipo de plataforma. Logo, se você está em busca de modernizar sua operação para atender melhor o seu cliente, organizar as demandas e melhorar o rendimento do time, a Gestão de E-mail é ideal! Fale conosco, pelo WhatsApp ou onde preferir, e descubra como a tecnologia pode ser sua maior aliada! 

Sobre a Total IP

Desde 2005, a Total IP é uma desenvolvedora de softwares com soluções inovadoras para o atendimento eficiente a clientes, seja com robôs ou humanos, via voz ou chat, com Whatsapp, sites ou redes sociais, para empresas modernas. Presente em todo mercado brasileiro, com forte atuação nos setores de cobrança, televendas, SAC, varejo e indústria, a ferramenta é atualizada constantemente com objetivo de reduzir custos e aumentar a produtividade e satisfação de todos os clientes.

Um pouco sobre nossas soluções

• PABX IP On Premise e Nuvem
• Robôs Dinâmicos de Voz (Ativos, Receptivos e Pesquisa)
• Gravação de Voz e Tela
• Discadores Automáticos (Preview, Power, Preditivo, Preditivo Plus)
• Formulário de Monitoria, Transcrição de Diálogos e Speech Analytics
• Robôs dinâmicos de chats (chatbot).
• Chat/Whatsapp e Telegram
• Gestão de E-mail e SMS 

Quer conhecer mais sobre nossos benefícios e diferenciais? Entre em contato pelo (11) 3355-3400 ou acesse www.totalip.com.br.